È una fattura come quella di sempre — con i tuoi dati, quelli del cliente, l'importo e l'IVA. La differenza? Invece di farla in PDF o su carta, la crei in un formato speciale (XML) e la invii attraverso un sistema dell'Agenzia delle Entrate chiamato SDI (Sistema di Interscambio).
Lo SDI funziona come un postino digitale: tu invii la fattura, lui controlla che sia corretta (dati obbligatori, formato giusto), la consegna al cliente e ne tiene una copia per il Fisco. Se qualcosa non va, te la rimanda indietro con un messaggio di errore.
Le parole che devi conoscere
SDI — Sistema di Interscambio. Il sistema dell'Agenzia delle Entrate che riceve, controlla e consegna tutte le fatture elettroniche in Italia. Ogni fattura passa da qui.
XML — Il formato obbligatorio della fattura elettronica. Non devi crearlo a mano: lo genera il software o il portale che usi. Tu compili i campi, il sistema crea l'XML.
Codice destinatario — Un codice di 7 caratteri che dice al SDI dove consegnare la fattura. Se il cliente non ne ha uno, usi 0000000 (sette zeri) e inserisci la sua PEC.
Nota di credito — Il documento per annullare o correggere una fattura già inviata. Non puoi "cancellare" una fattura elettronica: devi emetterne una di segno opposto.
Cassetto fiscale — L'area riservata dell'Agenzia delle Entrate dove vengono depositate le fatture elettroniche. Sia le tue che quelle che ricevi. Accedi con SPID.
FatturAE — L'app gratuita dell'Agenzia delle Entrate per creare e inviare fatture elettroniche dal telefono. Funzionale ma basica.
Chi è obbligato
Chi deve fare la fattura elettronica
Dal 2024 l'obbligo è praticamente universale. Ecco chi deve farla:
Soggetto
Obbligo
P.IVA regime ordinario
Sì — dal 2019
P.IVA forfettario
Sì — dal 2024 per tutti
Associazioni sportive dilettantistiche
Sì — se superano 25.000€
Operatori sanitari verso privati
No — esenzione per tutela privacy dati sanitari
Privati senza P.IVA
No — ma le ricevono nel cassetto fiscale
Passo per passo
Come si fa una fattura elettronica
1
Compila i dati
I tuoi dati (P.IVA, ragione sociale), quelli del cliente (codice destinatario o PEC), descrizione, importo e IVA.
2
Il software genera l'XML
Non devi farlo a mano. Il portale dell'Agenzia o il tuo software creano il file automaticamente.
3
Invio al SDI
Con un click il software invia la fattura. Il SDI la controlla in pochi secondi o minuti.
4
Consegna e notifica
Se tutto è ok, il SDI consegna la fattura al cliente e ti manda una ricevuta di consegna. Se c'è un errore, ti manda una notifica di scarto con il motivo.
⚠️ Hai 12 giorni di tempo
La fattura immediata va inviata entro 12 giorni dalla data dell'operazione. La fattura differita entro il 15 del mese successivo. Se sforai, sanzione dal 5% al 10% dell'importo.
Cosa usare
Strumenti per fare la fattura elettronica
Strumento
Costo
Per chi
Portale Agenzia Entrate (Fatture e Corrispettivi)
Gratis
Poche fatture/mese, non serve gestione automatica
App FatturAE
Gratis
Fatture semplici dal telefono
Software commercialista online (es. Fiscozen, Fatture in Cloud)
Da 19€/mese
Forfettari e piccole P.IVA, gestione completa
Gestionali (es. Aruba, TeamSystem)
Da 25€/anno
Chi ha già un gestionale e vuole integrare
💡 Il consiglio onesto
Se sei un forfettario con pochi clienti, il portale gratuito dell'Agenzia funziona. Se fai più di 10 fatture al mese o vuoi la gestione automatica (scadenze, incassi, F24), un servizio come Fiscozen ti semplifica la vita e include anche il commercialista.
Strumento consigliato
Fiscozen — Fatturazione + commercialista, tutto incluso
Crea e invia fatture elettroniche in 30 secondi. Commercialista dedicato, scadenze, F24, dichiarazione dei redditi. Forfettario e ordinario semplificato.
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Dati del cedente (tu)P.IVA, denominazione/nome, indirizzo, regime fiscale
👤
Dati del clienteP.IVA o codice fiscale, denominazione/nome, indirizzo, codice destinatario o PEC
📅
Numero e data fatturaNumerazione progressiva, data operazione
📝
Descrizione beni/serviziCosa hai venduto o quale servizio hai reso
💰
Importo, aliquota IVA, totaleForfettari: indicare "Operazione in franchigia da IVA art. 1 c. 54-89 L. 190/2014"
💳
Modalità di pagamentoBonifico, contanti, carta, ecc.
Caso reale
Esempio pratico: Andrea, freelance forfettario
Andrea ha 30 anni, è un web designer freelance con P.IVA forfettaria. Fa circa 8 fatture al mese ai suoi clienti. Prima usava il portale gratuito dell'Agenzia, ma perdeva 15 minuti a fattura.
Passa a Fiscozen: ora la fattura la crea in 30 secondi. Il software ha già i dati dei suoi clienti abituali, calcola la marca da bollo di 2€ automaticamente e invia al SDI con un click. Il commercialista dedicato gli prepara anche le scadenze trimestrali dei contributi.
12 giorni dalla data dell'operazione per le fatture immediate. Per le fatture differite, entro il 15 del mese successivo. Se sforai, rischi sanzioni dal 5% al 10% dell'importo.
Sì, per 10 anni in formato digitale. Puoi usare il servizio gratuito di conservazione dell'Agenzia delle Entrate (va attivato una volta sul portale Fatture e Corrispettivi) oppure il sistema del tuo software di fatturazione.
Sì, dal 1° gennaio 2024. L'obbligo è stato esteso a tutti i forfettari indipendentemente dal fatturato. Non ci sono più esenzioni.
Sì. L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione un portale web gratuito e un'app (FatturAE). Funziona bene se fai poche fatture al mese. Per volumi più alti conviene un software dedicato.
Devi emettere una nota di credito (per annullare o correggere) entro i termini previsti. Non puoi semplicemente cancellare una fattura già inviata al SDI. Se l'errore è sul codice destinatario, il SDI la scarta e devi reinviarla corretta.
È un codice di 7 caratteri che identifica il canale di ricezione del cliente. Se il cliente è un privato o non ha un codice, usi 0000000 (sette zeri) e inserisci la PEC o il codice fiscale.
Stesse regole, ma il codice destinatario è 0000000. La fattura viene depositata nel cassetto fiscale del cliente (area riservata Agenzia Entrate). Tu devi comunque consegnare una copia (cartacea o PDF) al cliente.