Come Fare la Fattura Elettronica nel 2026: Guida Completa
Come funziona, software gratuiti, dati obbligatori, marca da bollo, conservazione 10 anni. Obbligatoria per tutti dal 2024.
- Cos'è la fattura elettronica e come funziona il SdI
- Come si fa una fattura in 4 passi
- Quale software usare (gratis o a pagamento)
- Dati obbligatori, marca da bollo e conservazione
- Un esempio reale: Luca, da 15 minuti a 30 secondi per fattura
Cos'è la fattura elettronica
La fattura elettronica è una fattura in formato XML che viene inviata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate. Non è un PDF: è un file strutturato che il sistema legge automaticamente. Tu lo crei con un software, il software lo invia al SdI, il SdI lo controlla e lo recapita al destinatario.
Dal 2024 è obbligatoria per tutti, compresi i forfettari. Non ci sono più esenzioni. Ogni fattura deve essere elettronica e passare dal SdI.
Le parole che devi conoscere
SdI — Sistema di Interscambio. Il sistema dell'Agenzia delle Entrate che riceve, controlla e recapita le fatture. È l'intermediario obbligatorio.
XML — il formato tecnico della fattura. Non lo vedi mai: il software lo genera automaticamente.
Codice destinatario — il codice di 7 cifre del software del tuo cliente. Per privati senza P.IVA: 0000000 (sette zeri).
PEC — canale alternativo se il cliente non ha il codice destinatario.
Conservazione sostitutiva — obbligo di conservare le fatture digitalmente per 10 anni. Il servizio gratuito dell'AE la include.
Marca da bollo virtuale — per i forfettari, tutte le fatture sopra 77,47€ richiedono 2€ di bollo. Si paga a fine trimestre tramite F24.
Come si fa una fattura
Passo 1: Scegli lo strumento
Portale gratuito dell'Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi) oppure un servizio di gestione P.IVA con fatturazione integrata.
Passo 2: Inserisci i dati
I tuoi dati (P.IVA, regime fiscale), i dati del cliente (P.IVA o codice fiscale, codice destinatario o PEC), la descrizione del servizio e l'importo.
Passo 3: Il software genera l'XML e lo invia al SdI
Il SdI controlla il file e lo recapita al destinatario. Se c'è un errore, ti manda una notifica di scarto.
Passo 4: Conserva la fattura
La fattura va conservata 10 anni in formato digitale. Con il portale dell'AE la conservazione è automatica e gratuita.
Quale software usare
Portale AE (gratuito): 0€. Poche fatture al mese, interfaccia basica. Accedi con SPID.
Servizio gestione P.IVA: abbonamento annuale. Fatturazione + consulenza + dichiarazione. Tutto incluso.
Software autonomo: 5–25€/mese. Solo fatturazione, senza gestione fiscale.
Cerchi un servizio online per la gestione della partita IVA?
Dati obbligatori in fattura
I tuoi dati: ragione sociale o nome/cognome, numero di partita IVA, indirizzo sede legale, regime fiscale (forfettario: RF19).
Dati del cliente: P.IVA o codice fiscale, codice destinatario o PEC.
Dati della fattura: numero e data fattura (progressivo), descrizione del servizio/prodotto, importo + eventuale marca da bollo.
L'esempio di Luca
Luca è un web designer forfettario. All'inizio usava il portale gratuito dell'Agenzia delle Entrate. Funzionava, ma ogni fattura gli costava 15 minuti: cercare codici fiscali, riscrivere descrizioni, calcolare il bollo a mano.
Dati clienti da riscrivere ogni volta
Bollo da calcolare a mano
Costo: 0€
Clienti abituali già salvati
Bollo calcolato in automatico
+ consulenza inclusa